Organizar um evento não é tarefa fácil. De uma pequena recepção a uma feira corporativa, a iniciativa exige dedicação e planejamento, para que tudo saia como o planejado. Para evitar erros e melhorar a experiência dos participantes, a Doity, plataforma especializada na gestão de eventos corporativos e acadêmicos, listou quatro etapas indispensáveis para um bom plano de marketing.

Antecipe-se

Conhecer os interesses e preferências do público é de extrema importância. O plano de marketing deve contemplar a expectativa e perfil dos visitantes, a estrutura de serviços essenciais – como alimentação – e o planejamento de comunicação. Conhecer o espaço com antecedência também é muito importante para evitar erros de logística, por exemplo. Portanto, visite o local e faça um checklist de tudo o que pode gerar imprevistos, como Internet, tomadas, iluminação, decoração e o que pode ou não ser modificado na estrutura.

 

Fique dentro do orçamento

Nem todos os projetos demandam grandes investimentos, mas o orçamento é fundamental para o plano de marketing. Tudo o que será realizado precisa estar dentro do valor definido. Independentemente de qual seja a quantia disponível, o melhor caminho é ser extremamente fiel ao budget. Fique atento ao controle de todas as contratações, notas fiscais e gastos extras. Desta forma, é possível direcionar os esforços ao que impressiona os olhos do público, além de ganhar experiência em administração de finanças. E, claro, criatividade é sempre muito bem vinda!

Tenha um cronograma

Depois de definir as características do público-alvo, local e orçamento, é preciso montar um cronograma detalhado para evitar que a organização se perca durante o trabalho. Com ele, é possível pensar em ações para influenciar o engajamento dos participantes, planejar as atividades do dia e saber o melhor momento de implementar as atrações de marketing. Qualquer tipo de descuido nesse setor pode causar dispersões desnecessárias e comentários negativos. Uma dica para a execução do cronograma é fazer uso da tecnologia para otimizar processos. Uma plataforma de gestão, por exemplo, agiliza o trabalho e aproxima as inscrições do público. Ferramentas inovadoras tendem a facilitar o relacionamento dos inscritos com a organização.

Foque no conteúdo

O conteúdo é o que direciona a opinião do público quanto à decisão de se inscrever, ao engajamento com a programação ou à avaliação posterior. Uma estratégia válida é apostar em um relacionamento próximo durante os preparativos e direcionar a divulgação de acordo com a receptividade de potenciais inscritos. Se uma abordagem não deu certo, mudanças rápidas precisam ser feitas. Outro ponto é que organizador precisa incluir estratégias digitais no trabalho, utilizando as redes sociais. Assim, o público pode se interessar pelos temas debatidos no cronograma antes mesmo de chegar ao evento. Ao personalizar a comunicação, fica muito mais fácil criar uma programação direcionada. Crie uma página online, faça postagens diárias e monitore os comentários para mensurar a receptividade do público.

Sobre a Doity

A Doity é uma plataforma completa de gerenciamento de eventos, desenvolvida para facilitar a vida do organizador, contribuindo para gerar mais resultados, com menos esforço. Fundada em 2013, pelos empreendedores Uziel Barbosa e Geraldo Neves, a plataforma soma mais de 3,5 milhões de inscrições realizadas e mais de 50 mil eventos cadastrados, em mais de 1.400 cidades brasileiras. Da venda de inscrições à emissão de certificados e até submissão de trabalhos científicos, a Doity oferece tudo em um único lugar.

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