Você sabe exatamente o que é gestão financeira e o real significado que ela possui para o sucesso do seu negócio?
A maioria das pessoas pode até acreditar que sabe gerir financeiramente o próprio negócio, mas no dia a dia acaba cometendo erros simples que poderiam ser evitados. Ou, pior que isso, muitas pessoas podem ter uma visão limitada e frágil do que é a gestão financeira e não aproveitam todo o potencial que essa atividade possui na condução da sua empresa.
Controlar financeiramente uma empresa está muito mais relacionado a ter informações suficientes e corretas para que o gestor possa tomar decisões, do que apenas pagar contas e cobrar clientes.
Uma das maiores dificuldades dos empreendedores está em não saber os números precisos da empresa e, consequentemente, não avaliar corretamente o seu desempenho. Será que você também está nesse barco?
Quais métricas você usa para acompanhar a saúde financeira do seu negócio? Você sabe qual o melhor regime tributário para a realidade da sua empresa? Conhece a sua necessidade de capital de giro? Você costuma avaliar a viabilidade financeira e os riscos antes de fazer algum investimento?
Essas são perguntinhas simples, mas fundamentais para saber se você está olhando para as finanças da sua empresa da forma como deveria.
Mas, se não tiver, não tem problema. O objetivo desse artigo é lhe ajudar a avaliar e aperfeiçoar os seus processos de gestão financeira, lhe dando a segurança necessária para fazer o seu negócio prosperar.
O que é Gestão financeira
A gestão financeira compreende todos os procedimentos relacionados à forma como uma empresa lida com as suas finanças, desde a captação, passando pela manutenção, até o incremento desses recursos, garantindo o perfeito equilíbrio entre a rentabilidade e a liquidez, ou seja, a capacidade da empresa remunerar os seus sócios e de honrar as suas despesas nos prazos acordados.
O que a gestão financeira objetiva é coordenar todas essas atividades para maximizar os lucros e gerar valor para a empresa.
Além disso, os dados gerados pela gestão financeira são fundamentais para subsidiar o empreendedor com informações estratégicas sobre a vida da empresa. Somente com tais controles fornecidos pela área financeira, o gestor poderá planejar os rumos do seu negócio e saber qual o momento ideal para agir.
Deste modo, você pode perceber que a gestão financeira corresponde a um ativo estratégico fundamental para a tomada de decisão.
Imagine a seguinte situação: você, um exímio motorista, vai fazer pela primeira uma viagem de carro para uma cidade vizinha. O seu carro está novinho, acabou de sair da concessionária. E que carro! Um motor de 510 cavalos, que consegue chegar em 100 km em apenas 4 segundos. Parece incrível, não é?
O problema é que o tempo fechou e tem uma neblina gigantesca na sua frente. Na realidade, você não consegue ver nada além de 15 metros da estrada.
Acho que não preciso falar mais nada. Não importa o carro, não importa mais o caminho, já que você está literalmente dirigindo às cegas. A única atitude prudente nesse caso é parar o carro no acostamento e esperar a neblina passar para seguir viagem.
Essa analogia foi para dizer que, assim como é impossível dirigir sem ver o que está na frente, também é impossível administrar uma empresa sem contar com uma gestão financeira que lhe permita ter acesso aos dados sobre a saúde financeira da sua empresa.
Saber o que é gestão financeira e o que ela faz é estratégico no seu negócio porque é através dela que você saberá onde está pisando. Ela mostra o caminho a ser percorrido e quando e como colocar em prática as ações estratégicas e táticas necessárias ao desenvolvimento do seu negócio.
Gestão financeira: o que faz
Você já deve ter ouvido falar que a área fim do seu negócio é o coração da sua empresa. Ou seja, se você tem uma agência de publicidade, por exemplo, o setor de planejamento e criação publicitária é a razão de ser do seu negócio existir.
Nessa analogia podemos dizer que a área que faz a gestão financeira é o seu sistema nervoso. É ele que dá o comando para as outras áreas do seu corpo empresarial, como produção, atendimento, vendas sobre quanto e precisamente quando cada uma delas pode utilizar para desempenhar as suas atividades.
Deste modo, através do que faz uma gestão financeira eficiente permite que você, empreendedor, possa:
- controlar o orçamento: acompanhar a execução do orçamento em relação ao que empresa tinha planejado receber e gastar ao longo do ano permite observar previamente eventuais desvios, evitando surpresas futuras, bem como possibilita a implementação de medidas para correção de rota.
- gerir os recursos disponíveis: os indicadores e projeções geradas possibilitam ao gestor decidir qual o melhor investimento a ser feito, comparando as previsões de retorno das opções disponíveis.
- planejar o futuro e crescimento dos negócios: as análises de mercado, mensuração de resultados financeiros e as projeções de desempenho futuras feitas pela gestão financeira viabilizam as condições necessárias para que você planeje o crescimento do seu negócio.
- controlar os riscos: ao mesmo tempo, permite que o gestor possa estar preparado para lidar com uma crise inesperada, uma vez que terá reservas suficientes para superá-la.
- reduzir os gastos: a transparência proporcionada pela gestão eficiente de recursos, através dos relatórios gerenciais, facilitam a identificação dos pontos de melhoria que poderão ser traduzidos em redução de despesas.
- aumentar o seu poder competitivo: ao ter acesso detalhado aos custos do seu negócio, o gestor estará mais preparado para lidar com a concorrência, compreendendo as margens que poderá atuar, identificando oportunidades e onde deverá investir para aumentar os seus resultados.
Quais são as áreas que fazem parte da gestão financeira?
Para realizar todas essas atividades que compõem o que é a gestão financeira, podemos subdividi-la em três principais funções: tesouraria, contabilidade e controladoria.
Tesouraria
A tesouraria é a área que administra o caixa da empresa, ou seja, todo o dinheiro que entra e tudo o que sai.
Isso significa controlar as receitas geradas pela empresa, realizar os pagamentos sem deixar que a empresa “entre no vermelho”, trabalhar para que “sobre” dinheiro e que ele possa ser investido e ainda captar recursos quando a empresa necessitar.
Nesse sentido, são funções da área de tesouraria de uma empresa:
- conciliar diariamente as movimentações financeiras, ou seja, entradas e saídas de dinheiro do banco
- fazer todos os pagamentos da empresa, seja para fornecedores, funcionários, impostos, contas fixas como aluguel, energia, dentre outros
- acompanhar os recebimentos dos valores devidos pelos clientes
- gerir o fluxo de caixa da empresa
- controlar o capital de giro
- negociar empréstimos aos menores juros possíveis
- realizar aplicações financeiras, idealmente com baixo risco e alta liquidez, para aumentar o patrimônio da empresa
O objetivo da tesouraria é, de forma simplificada, fazer com que o dinheiro que entre gere ainda mais dinheiro.
Contabilidade
A contabilidade é responsável, principalmente, por realizar todos os procedimentos tributários necessários para atender às exigências legais nos prazos estabelecidos pelas autoridades fiscais.
Fazem parte das atividades desempenhadas pela contabilidade:
- a definição do correto enquadramento fiscal da empresa
- a apuração correta dos impostos e contribuições financeiras devidas, bem como utilização de créditos fiscais para pagamentos dos mesmos
- o acompanhamento da legislação tributária, bem como suas atualizações e mudanças
- a manutenção dos registros financeiros atualizados, especialmente o balanço patrimonial e as demonstrações financeiras sobre a apuração do resultado
- o controle do patrimônio da empresa e suas variações
Controladoria
Já a controladoria vai utilizar as informações geradas pelas áreas de tesouraria e contabilidade para atuar otimizando o processo decisório dos gestores. Como o seu próprio nome já diz, o seu papel é controlar os resultados financeiros obtidos pela empresa, para garantir que os objetivos traçados anteriormente sejam alcançados.
Para isso, a controladoria atuará:
- definindo indicadores de controle
- projetando os resultados esperados com base nas metas estabelecidas
- produzindo relatórios para guiar os gestores na tomada de decisão
- definindo a previsão orçamentária anual
Ela deve atuar de forma transversal junto à empresa como um todo, coletando informações em todos os departamentos para conseguir elaborar o orçamento da empresa e também garantindo o seu cumprimento.
Como funciona o departamento financeiro nas Pequenas e Médias Empresas
A maioria das pequenas e médias empresas (PMEs) abre suas portas tendo o próprio dono como a pessoa que está a frente de tudo o que envolve o que é gestão financeira. Ele acaba acumulando funções de gestão, planejamento, definição de estratégias e tomada de decisão, com funções de operação, isto é, colocar “a mão na massa” para entregar o produto ou serviço para o cliente e ainda cuidar das vendas e do marketing.
Quem já esteve nessa situação sabe que essa realidade está longe de ser a ideal. Com a duplicidade de papéis, o empreendedor acaba sendo absorvido pelas atividades mais urgentes, mas acaba descuidando do que é mais importante.
É como se ele fosse absorvido pela urgência do agora, sem conseguir organizar o ontem, para ter dados históricos e de controle para basear suas decisões e também sem poder olhar para a frente para projetar o amanhã da empresa.
Nesta situação, torna-se quase impossível conduzir a empresa à direção correta. Esse é o cenário que ninguém merece fazer parte e uma das principais razões para a alta taxa de mortalidade das PMEs.
Por outro lado, com um pouco de organização e consciência pelos proprietários da empresa, a realidade pode ser bem diferente.
Veja o que você precisará para organizar a gestão financeira e se municiar com todos os benefícios que ela pode trazer:
Profissionais
Um dos caminhos pode ser contar com profissionais que façam parte do quadro de funcionários da sua empresa para cuidar dos assuntos financeiros. Dependendo do tamanho da sua empresa e do volume de operações, você pode ter uma só pessoa ou até mesmo uma equipe responsável por cuidar do caixa da sua empresa, organizar as contas a pagar e as contas a receber, as obrigações fiscais e elaborar os relatórios gerenciais.
O importante é que esta pessoa (ou equipe) esteja focada para esta tarefa e, claro, tenha conhecimento técnico para executá-lo.
Prestadores de Serviços
Caso você não queira incorrer nos custos de contratar um profissional experiente, você pode terceirizar essas atividades para prestadores qualificados.
Essa é uma estratégia que vem encontrando cada vez mais adeptos por conta da sua acessibilidade à profissionais que custariam muito se fossem contratados. O BPO Financeiro, sigla que traduzida significa Terceirização de Processos do Negócio, é um exemplo de serviço que compreende todas as atividade relacionadas ao que faz gestão financeira no seu negócio.
Uma das principais vantagens de quem opta por parceiros externos para cuidar de seus processos financeiros e contábeis é contar com a experiência de especialistas para tornar a gestão da sua empresa mais eficiente e ágil.
Além disso, terceirizar o departamento financeiro também pode significar economia para o seu bolso, que não precisa assumir os custos trabalhistas de contar com uma equipe própria e ainda transfere o risco de erros e ausências.
Tecnologia
A tecnologia também pode ser um grande aliado nesse momento. Existem no mercado diversos softwares de gestão, ou ERPs, que ajudam na organização das informações necessárias à rotina administrativa da empresa e automatizam alguns processos. A ideia é facilitar o acesso dos gestores às informações.
Pela agilidade que promovem ao dia a dia empresarial, essas ferramentas são indispensáveis para manter o negócio competitivo e focado em obter melhores resultados. No entanto, uma alimentação incorreta e um acompanhamento deficiente da ferramenta pode inutilizar todo o seu potencial, ou pior, prover dados incorretos sobre a empresa.
Perceba que os três caminhos mencionados não são excludentes e uma empresa pode criar o seu próprio modelo para definir o que é gestão financeira combinando mais de uma estratégia.
Quais os problemas de não ter uma gestão financeira profissional?
A falta que faz uma gestão financeira profissional pode trazer sérios riscos à sua empresa. Listamos alguns exemplos, que podem até fazer parte da sua rotina, mas que seriam facilmente evitados com uma gestão financeira profissional.
Descontrole financeiro
O Fluxo de Caixa é a ferramenta essencial que o gestor tem à sua disposição para controlar a entrada e saída de recursos da empresa.
Um erro cometido por muitos gestores consiste em descuidar do fluxo de caixa e acompanhar apenas o saldo corrente. A prática é falha, pois não permite que você tenha a exata dimensão da quantidade de recursos disponíveis, uma vez que considera apenas o momento presente.
O fato de não considerar obrigações futuras que ainda irão vencer, por exemplo, pode dar ao gestor a falsa impressão que há mais recursos do que a realidade, levando-o a investir além do que deveria. Isso pode levar ao descontrole financeiro e até um possível endividamento.
Desconhecimento financeiro
O desconhecimento em relação aos seus custos e despesas pode interferir diretamente na sua competitividade perante o mercado, colocando os seus produtos ou serviços em desvantagem.
Isso porque a falta de informações pode te levar a definir de forma equivocada o preço dos seus produtos e serviços. Uma precificação correta leva em consideração o mercado onde está inserido, o seu público, a concorrência, mas também os custos de produção, custos operacionais, despesas fixas e variáveis.
Sem essas informações balizando a sua formação de preços é muito provável que você esteja perdendo dinheiro e consequentemente participação de mercado.
Desperdício financeiro
A falta de uma estrutura de gestão financeira também pode gerar desperdício de recursos ou utilização ineficaz dos recursos existentes.
Vamos pegar o controle de estoque como exemplo. Através de um inventário preciso e atualizado, é possível ter controle exato sobre as quantidades estocadas de determinado produto, evitando que eles passem da validade ou torne-se um produto ultrapassado, inviabilizando o uso.
Além disso, saber exatamente a demanda mensal e as sazonalidades envolvidas em relação aos produtos vendidos possibilita o planejamento do estoque de forma muito mais assertiva, garantindo o cumprimentos dos prazos e as disponibilidade de produtos para atender todos os clientes.
Ineficiência financeira
Quando a gestão financeira é realizada por alguém que não tem o domínio da área, o tempo para desempenhar determinadas atividades cotidianas acaba sendo muito superior ao que seria caso a mesma atividade fosse feita por quem é expert.
E o valioso tempo que essa pessoa perde ao tentar desempenhar algo onde tem menos conhecimentos e habilidades poderia ser empregado nas áreas de sua expertise, onde a sua presença é imprescindível, tais como estratégia, operação e vendas.
Esse impacto de ineficiência, em geral, é pouco estimado pelos empreendedores, mas é significativo nos resultados da pequena ou média empresa.
Benefícios de uma gestão financeira eficaz
Como você pode ver, saber o que é gestão financeira eficaz é fundamental para a sua empresa em diversos aspectos:
- Otimiza os recursos financeiros da empresa
- Traz controle ao empreendedor que terá em suas mãos os dados necessários para fazer a sua empresa crescer de forma sustentável, ou seja, aumentar o volume das vendas e da produção, sem onerar o custo fixo e os investimentos na mesma proporção.
- Permite o acompanhamento de resultados e performance através de indicadores de desempenho
- Fornece previsões de futuro
- Fornece dados para todas áreas internas
- Permite a comparação com outras empresas do mercado
Tudo isso possibilita que a empresa atinja “um novo nível”. Você poderá olhar para o seu negócio com muito mais propriedade para tomar decisão, já que terá na mão todas as informações necessárias para tocar a sua empresa da melhor forma possível.
E isso se traduz diretamente no mercado como uma vantagem em relação aos seus concorrentes diretos, ao mesmo tempo que lhe possibilita planejar um crescimento consciente e direcionado.
E então, percebeu a importância do que é a gestão financeira e o que ela pode fazer para o seu negócio? Como as finanças da sua empresa estão sendo geridas atualmente?
Se sentir que sua empresa poderia estar melhor com as finanças bem organizadas, entre em contato conosco que nosso time de especialistas poderá lhe ajudar.
